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LOS FIERROS S.A.S, comprometida con los valores de respeto, sujeción a la legalidad, reserva, confidencialidad, disponibilidad, integridad y manejo adecuado de la información y en especial con la convicción en la garantía de los derechos fundamentales por medio de la presente elaboración y propuesta, pretende dar cumplimiento a la ley 1266 de 2008 y a la ley 1581 de 2012, reglamentada por el decreto 1377 de 2013, dentro de las cuales se destaca la necesidad de adoptar un Manual de políticas y procedimientos que garanticen el cumplimiento de dicha ley, atendiendo a las consultas y reclamos que surjan por parte del titular de los datos personales.
En los literales d) y e) del Artículo 3 de la ley 1581 de 2012, se hace mención del encargado y responsable del tratamiento, Cumpliendo LOS FIERROS S.A.S., con estas dos cualidades de manera simultánea y en muchas de las bases de datos que se manejan, se responsabiliza de toda información sobre datos personales y se obliga a custodiarlas en la forma establecida en la presente ley.
Las tecnologías actuales deben permitir a las Empresas la gestión, explotación y almacenamiento eficiente de la información personal que se utiliza para el cumplimiento de sus objetivos corporativos y de negocio, únicamente para los fines en que se vincula y por esta razón LOS FIERROS S.A.S. Empresa dedicada al comercio al por mayor y al por menor de materiales de construcción, artículos de ferretería, pinturas, productos de vidrio, equipo y materiales de fontanería y calefacción en establecimientos especializados, prensado, estampado y laminado de metal (Pluvimetalurgia) y cuya destinación sea para el cumplimiento de sus objetivos; da cumplimiento a lo establecido en la ley que versa sobre HABEAS DATA y DATOS PERSONALES
El derecho fundamental al HABEAS DATA, debe garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control que les asiste sobre la información, uso y destino de sus datos personales.
El derecho a la protección de los datos personales de cada titular, se extiende desde saber quién conserva dichos datos y que uso se le está dando a los mismos, hasta de definir quién tiene la posibilidad de consultarlos.
La ley atribuye el poder a cada titular de consultar, modificar, suprimir y reanudar dicha información, y desarrolla las garantías e instrumentos para garantizar la vigencia del derecho fundamental.
El objeto de este Manual es consagrar las políticas internas que habrán de fijarse en cumplimiento de la ley 1581 de 2012.1 y que por nuestra condición de encargados y responsables del tratamiento de datos personales, debemos instrumentar y organizar a fin de cumplir a entera cabalidad con las disposiciones contempladas en la ley.
El manual incluye los aspectos básicos de índole normativa y anexos independientes y esquemas de procedimientos que permiten la autorización.
LOS FIERROS S.A.S. identificada con el No de Nit 811.012.427-5 Tiene su domicilio en la Calle 47 No 53-82 en la ciudad de Itagüí- Colombia, correo electrónico servicioalcliente@losfierros.com.co, teléfono (4) 4445200. Sitio web www.losfierros.com.co
LOS FIERROS S.A.S a través de la presente política formaliza el tratamiento de datos personales aplicable a las actividades con clientes, proveedores, empleados, distribuidores, y en general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en nuestras bases de datos, para el cumplimiento del objeto social de la compañía y específicamente para: (i) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de los contratos y relaciones comerciales celebradas; (ii) Proveer información sobre nuestros productos y servicios; (iii) Efectuar eventos o promociones de tipo comercial e informativo a nuestros clientes y/o , proveedores, empleados,
distribuidores y otros terceros; (iv), llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial, de mercadeo, publicitarios o en ejecución de nuestro objeto social; (v) Programas de fidelización y actualización de datos de clientes, , proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros; (vi) informar sobre cambios de nuestros productos, precios o servicios; (vii) enviar estados de cuenta de cartera; (viii) evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios mediante encuestas de satisfacción; (ix) realizar actividades de cobranza, recaudo, consultas, verificaciones, control y habilitación de medios de pago. (x) LOS FIERROS S.A.S podrá tomar la huella digital o usar otros mecanismos biométricos autorizados de sus clientes y/o, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros y administrarlos con el fin de validar su identidad en el manejo de los productos y/o servicios que adquieran con la empresa. (xi) LOS FIERROS S.A.S podrá entregar los datos personales de sus clientes , proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros a entidades radicadas en Colombia o en el exterior, sean públicas o privadas, siempre y cuando: Sean empresas o entidades con las que LOS FIERROS S.A.S. se relacione por vínculos de participación accionaria, o sean su matriz o subsidiaria; o la entrega de datos personales tenga como finalidad la estructuración, diseño e implementación de ofertas de productos y/o servicios, o en general propuestas de valor adicionales a las que LOS FIERROS S.A.S. está en capacidad de ofrecer de manera autónoma, o tenga como finalidad facilitar el desarrollo del objeto social de LOS FIERROS S.A.S mediante la tercerización de sus procesos, tales como archivo físico o digital, cobranza, gestión de riesgos, desarrollo de software, contacto de clientes, investigación de mercados, elaboración de análisis estadísticos, elaboración de estrategias comerciales, mercadeo, estudios de impacto social, participación en programas sociales de inclusión del estado, establecimiento de nuevos canales de atención, y demás fines relacionados y conexos.
De igual forma, los datos personales de los Clientes y/o asociados serán usados por LOS FIERROS S.A.S. con el fin de adelantar adecuadamente todos sus procesos, en el desarrollo de las actividades antes mencionadas y dar cumplimiento a la normatividad relacionada con Habeas Data. Los datos suministrados por los Empleados de LOS FIERROS S.A.S., tendrán como finalidad adelantar el proceso de selección para la contratación interna. Así mismo, estos datos podrán ser utilizados por LOS FIERROS S.A.S. durante la relación laboral con la finalidad de potenciar las habilidades de los empleados por medio de cursos, capacitaciones, talleres, etc., y para incorporarlos a los diferentes procesos de bienestar y planes de beneficios. De igual forma, los datos personales de los Empleados serán usados por LOS FIERROS S.A.S. con el fin de adelantar adecuadamente todos sus procesos de análisis de riesgo de crédito y dar cumplimiento a la normatividad relacionada con Habeas Data Financiero, así mismo podrá LOS FIERROS S.A.S. los datos personales de sus empleados a efectos de suministrar referencias laborales. LOS FIERROS S.A.S. podrá entregar los datos personales de sus empleados a entidades radicadas en Colombia o en el exterior siempre y cuando: Sean empresas o entidades con las que LOS FIERROS S.A.S. se relacione por vínculos de participación accionaria, o sean su matriz o subsidiaria; o la entrega de datos personales tenga como finalidad la estructuración, diseño e implementación de beneficios y planes de bienestar o selección, tercerización del archivo físico o digital o en general propuestas de valor adicionales a las que LOS FIERROS S.A.S. está en capacidad de ofrecer de manera autónoma, o tenga como finalidad facilitar el desarrollo del empleado y la administración de la información de LOS FIERROS S.A.S Mediante la tercerización de sus procesos.
Las anteriores actividades podrán ser realizadas a través de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, sitio web, teléfono celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto, fax, redes sociales, encuestas o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente conocido, dando cumplimiento a lo previsto en la normatividad vigente.
LOS FIERROS S.A.S podrá tratar los datos personales que le suministren sus Proveedores y otros Terceros con las finalidades de: (i) verificar el cumplimiento de las políticas de la Entidad en materia de selección y contratación de proveedores; (ii) verificar el adecuado cumplimiento de las obligaciones; (iii) satisfacer los intereses legítimos derivados de la relación que se establezca o se proyecta establecer; (iv) suministrar u obtener referencias comerciales y/o financieras; (v) administrar y operar el producto o servicio contratado, lo cual comprende, entre otros
aspectos, el manejo y registro contable de las operaciones que se desarrollen durante la vigencia de cualquier relación jurídica, así como todas aquellas que se realicen para la terminación, cierre o liquidación de la misma; (vi) documentar la relación existente y verificar la ejecución y cumplimiento del contrato respectivo; (vii) verificar y confirmar la identidad y contacto; (viii) remitir información comercial sobre los productos y/o servicios que LOS FIERROS S.A.S presta en desarrollo de su objeto social; (ix) adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas; y (x) entregar los datos personales de sus proveedores y Terceros a entidades radicadas en Colombia o en el exterior, sean públicas o privadas, siempre y cuando: Sean empresas o entidades con las que LOS FIERROS S.A.S. se relacione por vínculos de participación accionaria, o sean su matriz o subsidiaria; o la entrega de datos personales tenga como finalidad la estructuración, diseño e implementación de ofertas de productos o servicios, o en general propuestas de valor adicionales a las que LOS FIERROS S.A.S. está en capacidad de ofrecer de manera autónoma, o tenga como finalidad facilitar el desarrollo del objeto social de LOS FIERROS S.A.S. mediante la tercerización de sus procesos, tales como archivo físico o digital, cobranza, gestión de riesgos, desarrollo de software, contacto de clientes, investigación de mercados, elaboración de análisis estadísticos, elaboración de estrategias comerciales, mercadeo, estudios de impacto social, establecimiento de nuevos canales de atención, y demás fines relacionados y conexos.
De igual forma, los datos personales de clientes, proveedores, empleados, distribuidores, y en general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en las bases de datos serán usados por LOS FIERROS S.A.S. con el fin de adelantar adecuadamente todos sus procesos de análisis de riesgo de crédito y dar cumplimiento a la normatividad relacionada con Habeas Data.
III. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política, a continuación se relacionan las definiciones establecidas por la normatividad vigente:
En el tratamiento se asegurará el respecto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda proscrito el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y de las Entidades educativas de todo tipo de proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. El Gobierno Nacional reglamentará la materia, dentro de los 69 meses siguientes a la promulgación de esta ley.
De conformidad con la ley, LOS FIERROS S.A.S., actuará en toda recopilación, manejo y supresión de datos personales de acuerdo a los principios que deben seguirse en todo Tratamiento de Datos Personales y de protección de la ley del HABEAS DATA, ellos son
Para los efectos de la presente política, se entenderán titulares de los datos personales, los clientes, proveedores, distribuidores, empleados y en general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en las bases de datos de LOS FIERROS S.A.S.
En el caso de los menores de edad (niños, niñas y adolescentes), sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales. En el tratamiento de estos datos, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores como la privacidad y protección de la información personal.
VII. AUTORIZACIÓN
Para el tratamiento de los datos personales por LOS FIERROS S.A.S., se requiere la autorización previa, informada y expresa del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior; sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley.
LOS FIERROS S.A.S. al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa la finalidad con la que se recauda el dato personal, el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, los derechos del titular y medios a través de los cuales puede ejercerlos.
A efectos de protección de la ley Habeas Data, LOS FIERROS S.A.S., contará con previa autorización y notificación al titular, a efectos de ser reportado ante las Entidades CIFIN, DATACREDITO y PROCREDITO.
La información de los datos personales podrá ser suministrada por LOS FIERROS S.A.S. al titular, sus causahabientes, representante legal y/o apoderado, o terceros autorizados por este o por la ley, así como entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial.
LOS FIERROS S.A.S podrá continuar con el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad indicada en esta política, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.
VIII. DERECHOS
El titular de los datos personales y/o, en lo que le aplica al titular de la obligación crediticia que adquiera con LOS FIERROS S.A.S., tendrá derecho a:
El titular de los datos personales, deberá mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento a LOS FIERROS S.A.S., la veracidad de la misma. LOS FIERROS S.A.S. no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información entregada por el titular.
LOS FIERROS S.A.S. será el responsable del tratamiento de los datos personales.
Sistemas de Gestión será el área encargada del tratamiento de los datos personales, por cuenta de LOS FIERROS S.A., a quien se le suministrará información de cada asociado, cliente, empleado, proveedor y en general de cualquier persona natural de quien se haya recolectado información personal y que repose en una base de datos.
El Coordinador de Sistemas de Gestión llevará un informe de la base de datos y tendrá a su cargo las siguientes funciones
La presente política será aplicable en los casos en los que LOS FIERROS S.A.S. solicite el diligenciamiento de solicitudes de vinculación, encuestas o formularios de forma telefónica, digital o presencial, así como las planillas de asistencia a eventos, sin perjuicio de las condiciones particulares que apliquen en cada caso.
A partir del momento en que el titular de los datos personales autorice a LOS FIERROS S.A.S. para la recolección y tratamiento de sus datos personales, éstos podrán usarse en el desarrollo de sus actividades comerciales y laborales.
LOS FIERROS S.A.S. podrá utilizar los datos personales del titular como dirección de correo electrónico, dirección de correo física y/o número de teléfono fijo o celular para enviarle publicidad relacionada con su oferta se productos y servicios, y contactarlo para eventos y otras actividades.
En todo caso, dependiendo de la actividad que se realice, LOS FIERROS S.A.S. le comunicará al titular de los datos personales de manera clara los mecanismos puestos a su disposición para conocer, actualizar, modificar y suprimir sus datos, así como para revocar la autorización otorgada.
XII. PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
LOS FIERROS S.A.S. garantizarán a los titulares de la información, la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos entregados, evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros.
LOS FIERROS S.A.S. dando aplicación al principio de autonomía, se reserva la facultad de mantener y catalogar como confidencial la información que reposa en sus bases de datos.
LOS FIERROS S.A.S. adoptarán las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
LOS FIERROS S.A.S. manifiesta que algunos de sus portales pueden contener vínculos a páginas web de terceros, sobre las cuales no tiene manejo ni control alguno, por tal motivo, no se hace responsables por el contenido, políticas de privacidad, seguridad y/o manejo de datos personales que se establezcan en las mismas, siendo obligación del titular de los datos personales conocer en los respectivos portales, las políticas relacionadas con la protección y el tratamiento de su información.
En algunos de los sitios web de LOS FIERROS S.A.S., al titular de los datos personales le será otorgado un usuario y una contraseña que el mismo escogerá y sobre los cuales LOS FIERROS S.A.S. no tendrá ningún tipo de acceso. En estos casos, el titular es el responsable de mantener en secreto la clave y de realizar la modificación y actualización de sus datos personales, respondiendo por el mal uso que de la clave y de la información realicen terceros.
XIII. REGISTRO NACIONAL DE POLITICAS Y/O BASES DE DATOS
Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, y será de libre consulta para los ciudadanos.
LOS FIERROS S.A.S. realizará el registro de sus políticas y/o bases de datos ante la autoridad administrativa competente, en el tiempo y lugar que ésta establezca.
XIV. CONSULTAS Y RECLAMOS
Las consultas y reclamos que se realicen a LOS FIERROS S.A.S., deberán dirigirse al correo electrónico servicioalcliente@losfierros.com.co En caso de información adicional, el interesado podrá comunicarse al teléfono (4) 4445200 o dirigirse a la CL 47 53 82 en Itagüí.
Las consultas realizadas por el titular de los datos personales o sus causahabientes, serán atendidas por LOS FIERROS S.A.S. en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la respectiva solicitud, los cuales se podrán prorrogar por un término máximo cinco (5) días hábiles, debiendo LOS FIERROS S.A.S. informar previamente al interesado.
XVI. RECLAMOS
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de LOS FIERROS S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en esta política, podrán presentar un reclamo ante el área financiera y contable, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
XVII. LEGISLACIÓN APLICABLE
XVIII. ENTRADA EN VIGENCIA Y MODIFICACIÓN
La presente política iniciará su vigencia el día 27 de Junio de 2013 y tendrá validez mientras LOS FIERROS S.A.S. ejerza su objeto social en Colombia, o hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente.
Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de LOS FIERROS S.A.S., debiendo dar a conocer oportunamente a los titulares de los datos personales, dichas modificaciones.
Las políticas, según instructivo que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio serán publicadas de acorde por lo establecido por dicha Entidad.