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LOS FIERROS S.A.S, comprometida con los valores de respeto, sujeción a la legalidad, reserva, confidencialidad, disponibilidad, integridad y manejo adecuado de la información y en especial con la convicción en la garantía de los derechos fundamentales por medio del presente manual da cumplimiento a la ley 1266 de 2008 y a la ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales, reglamentada por el decreto 1377 de 2013, dentro de las cuales se destaca la necesidad de adoptar un Manual de políticas y procedimientos que garanticen el cumplimiento de dicha ley, atendiendo a las consultas y reclamos que surjan por parte del titular de los datos personales.
El derecho fundamental a la Protección de los Datos tiene como finalidad permitir a todas las personas conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en archivos o bases de datos.
El objeto de este Manual es consagrar las políticas internas que habrán de fijarse en cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y que, por nuestra condición de encargados y responsables del tratamiento de datos personales, debemos instrumentar y organizar a fin de cumplir a entera cabalidad con las disposiciones contempladas en la ley.
El manual incluye los aspectos básicos de índole normativa y anexos independientes y esquemas de procedimientos que permiten la autorización.
LOS FIERROS S.A.S. identificada con el No de Nit 811.012.427-5 Tiene su domicilio en la Calle 47 No 53-82 en la ciudad de Itagüí- Colombia, correo electrónico servicioalcliente@losfierros.com.co, teléfono (4) 4445200. Sitio web www.losfierros.com.co.
El Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello, siempre bajo los lineamientos de las políticas de Seguridad de la Información de la empresa, en todos los casos los datos personales podrán ser tratados con la finalidad de adelantar los procesos de control y auditorías internas y externas y evaluaciones que realicen los organismos de control. Los datos personales serán tratados de acuerdo con el grupo de interés y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento, como se describe a continuación:
Empleados:
Los datos serán utilizados con las siguientes finalidades: recolectar y verificar información personal, familiar, laboral y profesional de aspirantes a procesos de selección y realizar entrevistas, pruebas técnicas, psicotécnicas, visitas domiciliarias y demás actividades asociadas a los procesos de selección de la empresa; solicitud de datos concernientes a identificación personal, información de contacto, datos de carácter académico, familiar, de historial laboral, profesionales y financieros, con el fin de desarrollar adecuadamente el proceso de vinculación; implementar acciones de bienestar laboral; difundir ofertas laborales para participar en procesos internos de selección de personal en la empresa; comunicar información corporativa; ejecutar actividades con fines estadísticos; desarrollar adecuadamente el proceso de actualización de los datos; desarrollar los procesos de inscripción en congresos; eventos, capacitaciones o seminarios organizados por la empresa; afiliación al sistema de seguridad social y cajas de compensación del colaborador y sus beneficiarios; entrega de referencias laborales, uso de imágenes fotográficas y videos con fines corporativos; obtención y suministro de datos de los hijos de los colaboradores en el desarrollo de actividades recreativas y de bienestar a través de las Instituciones o entidades aliadas; evaluaciones de desempeño; generación de certificaciones laborales; entrevistas de retiro, en procesos de auditoría y control interno y externo; en desactivación de sistemas de información; uso de imágenes fotográficas y videos con fines corporativos; uso de datos biométricos con fines de control de acceso o presencia del empleado en el puesto de trabajo; rastreo en bases de datos restrictivas (SAGRILAFT – Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y las demás que la normatividad colombiana disponga). Las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas.
Proveedores / Distribuidores:
Los datos serán utilizados con las siguientes finalidades: Solicitud de ofertas y propuestas económicas para la adquisición de productos y servicios; para el análisis y viabilidad de cada producto y/o servicio; envío de comunicaciones; presentación de informes pertinentes a los diferentes entes de control; revisión y verificación de referencias comerciales; gestiones pre contractuales y de cumplimiento de obligaciones contraídas en virtud de los contratos y relaciones comerciales celebradas; suministro de información en procesos de auditoría interna y externa que se realicen al interior de la empresa; rastreo en bases de datos restrictivas (SAGRILAFT – Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y las demás que la normatividad colombiana disponga). Las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas.
Clientes / Prospectos:
Los datos serán utilizados con las siguientes finalidades: Proveer información sobre nuestros productos y servicios; efectuar eventos o promociones de tipo comercial e informativo; llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial, de mercadeo, publicitarios o en ejecución de nuestro objeto social; adelantar procesos de análisis de riesgo de crédito; programas de fidelización y actualización de datos de clientes; informar sobre cambios de nuestros productos, precios o servicios; enviar estados de cuenta de cartera; evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios mediante encuestas de satisfacción; realizar actividades de cobranza, recaudo; consultas, verificaciones, control y habilitación de medios de pago; suministrar referencias comerciales y/o financieras; atención de peticiones, quejas, reclamos o sugerencias; administrar y operar el producto o servicio contratado; rastreo en bases de datos restrictivas (SAGRILAFT – Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y las demás que la normatividad colombiana disponga). Las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas.
Visitantes:
Los datos serán utilizados con las siguientes finalidades. Identificar los datos personales del visitante que ingresa a las instalaciones de la empresa, autorizar la entrada a las diferentes áreas, envío de información con motivos promocionales y/o informativos; envío de la información otorgada y autorizada por el titular a las entidades con las cuales se tienen convenios. Las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas.
Video vigilancia:
Los datos serán utilizados con las siguientes finalidades: monitoreo y control para la vigilancia de entrada, salida y tráfico de personas dentro de la empresa; monitoreo de incidentes; medida de disuasión de conductas irregulares de terceros; monitoreo y control de la prestación de los servicios; envío de información a las autoridades que sean competentes para acceder a las mismos. Las anteriores finalidades son enunciativas y no taxativas.
LOS FIERROS S.A.S podrá entregar los datos personales de sus clientes , proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros a entidades radicadas en Colombia o en el exterior, sean públicas o privadas, siempre y cuando: Sean empresas o entidades con las que LOS FIERROS S.A.S. se relacione por vínculos de participación accionaria, o sean su matriz o subsidiaria; o la entrega de datos personales tenga como finalidad la estructuración, diseño e implementación de ofertas de productos y/o servicios, o en general propuestas de valor adicionales a las que LOS FIERROS S.A.S. está en capacidad de ofrecer de manera autónoma, o tenga como finalidad facilitar el desarrollo del objeto social de LOS FIERROS S.A.S mediante la tercerización de sus procesos, tales como archivo físico o digital, cobranza, gestión de riesgos, desarrollo de software, contacto de clientes, investigación de mercados, elaboración de análisis estadísticos, elaboración de estrategias comerciales, mercadeo, estudios de impacto social, participación en programas sociales de inclusión del estado, establecimiento de nuevos canales de atención, y demás fines relacionados y conexos.
Para los efectos de la presente política, a continuación, se relacionan las definiciones establecidas por la normatividad vigente:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por LOS FIERROS S.A.S., dirigida al titular de los datos personales, en la cual se le informa de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Dato público: Es el relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante de servidor público; aquellos que por su naturaleza no están sometidos a protección.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos,, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando LOS FIERROS S.A.S., ubicada en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República LOS FIERROS S.A.S. cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta de LOS FIERROS S.A.S.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes requisitos:
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor a su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Es tarea del Estado y de las Entidades educativas de todo tipo de proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
Los derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo por infracción sobre los datos de los niños, niñas adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
De conformidad con la ley, LOS FIERROS S.A.S., actuará en toda recopilación, manejo y supresión de datos personales de acuerdo a los principios que deben seguirse en todo Tratamiento de Datos Personales y de protección de la ley del HABEAS DATA, ellos son
Legalidad: Para el tratamiento de los datos personales, LOS FIERROS S.A.S. se sujetará a lo establecido en la Ley y demás disposiciones.
Finalidad: LOS FIERROS S.A.S. informará al titular la finalidad del tratamiento dado a los datos personales, la cual debe ser legítima de acuerdo con la constitución y la ley.
Libertad: El tratamiento de los datos personales sólo lo ejercerá LOS FIERROS S.A.S. con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular; o por mandato legal o judicial.
Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento de los datos personales, debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Transparencia: LOS FIERROS S.A.S. garantiza al titular el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos.
Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento que LOS FIERROS S.A.S. dará a los datos personales, se sujetará a las disposiciones establecidas en la ley y la Constitución. Los datos personales no podrán estar disponibles en internet o en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo los que sean de naturaleza pública o aquellos en el que su acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido al titular o terceros autorizados.
Seguridad: La información sujeta a tratamiento por LOS FIERROS S.A.S., será protegida mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que otorguen seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información suministrada. Inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
Para los efectos de la presente política, se entenderán titulares de los datos personales, los clientes, proveedores, distribuidores, empleados y en general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en las bases de datos de LOS FIERROS S.A.S.
En el caso de los menores de edad (niños, niñas y adolescentes), sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales. En el tratamiento de estos datos, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores como la privacidad y protección de la información personal.
Para el tratamiento de los datos personales por LOS FIERROS S.A.S., se requiere la autorización previa, informada y expresa del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior; sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley.
LOS FIERROS S.A.S. al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa la finalidad con la que se recauda el dato personal, el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, los derechos del titular y medios a través de los cuales puede ejercerlos.
A efectos de protección de la ley Habeas Data, LOS FIERROS S.A.S., contará con previa autorización y notificación al titular, a efectos de ser reportado ante las Entidades CIFIN, DATACREDITO y PROCREDITO.
La información de los datos personales podrá ser suministrada por LOS FIERROS S.A.S. al titular, sus causahabientes, representante legal y/o apoderado, o terceros autorizados por este o por la ley, así como entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial.
LOS FIERROS S.A.S podrá continuar con el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad indicada en esta política, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.
El titular de los datos personales y/o, en lo que le aplica al titular de la obligación crediticia que adquiera con LOS FIERROS S.A.S., tendrá derecho a:
El titular de los datos personales deberá mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento a LOS FIERROS S.A.S., la veracidad de esta. LOS FIERROS S.A.S. no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información entregada por el titular.
LOS FIERROS S.A.S. será el responsable del tratamiento de los datos personales.
Sistemas de Gestión será el área encargada del tratamiento de los datos personales, por cuenta de LOS FIERROS S.A., a quien se le suministrará información de cada asociado, cliente, empleado, proveedor y en general de cualquier persona natural de quien se haya recolectado información personal y que repose en una base de datos.
El Coordinador de Sistemas de Gestión llevará un informe de la base de datos y tendrá a su cargo las siguientes funciones
La presente política será aplicable en los casos en los que LOS FIERROS S.A.S. solicite el diligenciamiento de solicitudes de vinculación, encuestas o formularios de forma telefónica, digital o presencial, así como las planillas de asistencia a eventos, sin perjuicio de las condiciones particulares que apliquen en cada caso.
A partir del momento en que el titular de los datos personales autorice a LOS FIERROS S.A.S. para la recolección y tratamiento de sus datos personales, éstos podrán usarse en el desarrollo de sus actividades comerciales y laborales.
LOS FIERROS S.A.S. podrá utilizar los datos personales del titular como dirección de correo electrónico, dirección de correo física y/o número de teléfono fijo o celular para enviarle publicidad relacionada con su oferta se productos y servicios, y contactarlo para eventos y otras actividades.
En todo caso, dependiendo de la actividad que se realice, LOS FIERROS S.A.S. le comunicará al titular de los datos personales de manera clara los mecanismos puestos a su disposición para conocer, actualizar, modificar y suprimir sus datos, así como para revocar la autorización otorgada.
LOS FIERROS S.A.S. garantizarán a los titulares de la información, la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos entregados, evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros.
LOS FIERROS S.A.S. dando aplicación al principio de autonomía, se reserva la facultad de mantener y catalogar como confidencial la información que reposa en sus bases de datos.
LOS FIERROS S.A.S. adoptarán las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
LOS FIERROS S.A.S. manifiesta que algunos de sus portales pueden contener vínculos a páginas web de terceros, sobre las cuales no tiene manejo ni control alguno, por tal motivo, no se hace responsables por el contenido, políticas de privacidad, seguridad y/o manejo de datos personales que se establezcan en las mismas, siendo obligación del titular de los datos personales conocer en los respectivos portales, las políticas relacionadas con la protección y el tratamiento de su información.
En algunos de los sitios web de LOS FIERROS S.A.S., al titular de los datos personales le será otorgado un usuario y una contraseña que el mismo escogerá y sobre los cuales LOS FIERROS S.A.S. no tendrá ningún tipo de acceso. En estos casos, el titular es el responsable de mantener en secreto la clave y de realizar la modificación y actualización de sus datos personales, respondiendo por el mal uso que de la clave y de la información realicen terceros.
Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, y será de libre consulta para los ciudadanos.
LOS FIERROS S.A.S. realizará el registro de sus políticas y/o bases de datos ante la autoridad administrativa competente, en el tiempo y lugar que ésta establezca.
Las consultas y reclamos que se realicen a LOS FIERROS S.A.S., deberán dirigirse al correo electrónico servicioalcliente@losfierros.com.co. En caso de información adicional, el interesado podrá comunicarse al teléfono (4) 4445200 o dirigirse a la dirección Calle 47 # 53-82 en el municipio de Itagüí.
Las consultas realizadas por el titular de los datos personales o sus causahabientes serán atendidas por LOS FIERROS S.A.S. en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la respectiva solicitud, los cuales se podrán prorrogar por un término máximo cinco (5) días hábiles, debiendo LOS FIERROS S.A.S. informar previamente al interesado.
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de LOS FIERROS S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en esta política, podrán presentar un reclamo ante el área financiera y contable, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
La presente política iniciará su vigencia el día 27 de Junio de 2013 y tendrá validez mientras LOS FIERROS S.A.S. ejerza su objeto social en Colombia, o hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente.
Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de LOS FIERROS S.A.S., debiendo dar a conocer oportunamente a los titulares de los datos personales, dichas modificaciones.
Las políticas, según instructivo que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio serán publicadas de acorde por lo establecido por dicha Entidad.